Dla firm planujących inwestycje w oprogramowanie, automatyzację i integrację procesów oznacza to konieczność ponownej oceny możliwości aplikowania oraz odpowiedniego przygotowania zakresu rzeczowego, budżetu i wskaźników projektu. Czasu nie jest dużo – wnioski można składać tylko do 30 listopada.
DIG.IT – dla kogo i na jakich warunkach?
Kto może ubiegać się o dofinansowanie?
Program DIG.IT, realizowany przez Agencję Rozwoju Przemysłu S.A., jest instrumentem wsparcia transformacji cyfrowej mikro-, małych i średnich przedsiębiorstw z sektora przetwórstwa przemysłowego oraz usług produkcyjnych. Jego celem jest dofinansowanie wdrożeń, które zmieniają sposób funkcjonowania przedsiębiorstwa, usprawniają procesy produkcyjne i wspierające oraz zwiększają wykorzystanie danych i technologii cyfrowych w zarządzaniu działalnością.
O możliwości udziału decyduje nie tylko wielkość firmy, lecz także profil jej działalności. W przypadku przedsiębiorstw produkcyjnych istotne jest, aby przeważający kod PKD należał do sekcji C, a dokumentacja księgowa potwierdzała faktyczne prowadzenie działalności produkcyjnej.
Program obejmuje również przedsiębiorstwa świadczące usługi produkcyjne, będące elementem procesu wytwarzania lub związane z techniczną obsługą produktów, takie jak określone usługi naprawcze, remontowe, konserwacyjne czy obróbka materiałów powierzonych przez zleceniodawcę.
W praktyce oznacza to konieczność wykazania rzeczywistego charakteru działalności, a nie wyłącznie powołania się na formalną klasyfikację przedsiębiorstwa. Wnioskodawca musi mieć zamkniętych co najmniej pięć pełnych lat obrotowych. Program jest skierowany do firm rentownych, które osiągają zyski z prowadzonej działalności gospodarczej.
Ile wynosi grant i na co można go przeznaczyć?
W ramach naboru przedsiębiorstwa mogą ubiegać się o bezzwrotną dotację w wysokości od 150 tys. zł do 850 tys. zł, przy intensywności wsparcia wynoszącej do 50% kosztów kwalifikowalnych. Finansowanie udzielane jest w ramach pomocy de minimis, dlatego przed złożeniem wniosku należy zweryfikować dostępny limit tej pomocy.
Zakres wsparcia obejmuje przede wszystkim zakup i wdrożenie gotowego oprogramowania lub zleconych prac programistycznych prowadzących do wytworzenia i wdrożenia rozwiązania dedykowanego. Uzupełniająco można uwzględnić szkolenia z obsługi wdrażanego oprogramowania oraz zakup maszyn, urządzeń i niezbędnego sprzętu IT. Koszty fakultatywne nie mogą przekroczyć łącznie 40% kosztów kwalifikowalnych projektu.
Dofinansowanie może dotyczyć między innymi systemów:
- ERP – wspierających zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa,
- MES – służących do nadzorowania produkcji,
- WMS – do zarządzania magazynem,
- SCADA/HMI i OEE – związanych z nadzorem nad procesami przemysłowymi i monitorowaniem efektywności wykorzystania maszyn.
Wspierane są również rozwiązania z zakresu automatyzacji, analityki biznesowej, sztucznej inteligencji, uczenia maszynowego, Internetu Rzeczy, chmury obliczeniowej i cyberbezpieczeństwa.
Warunkiem jest związek projektu z procesem produkcji lub świadczenia usług produkcyjnych bądź z procesami bezpośrednio je wspierającymi. Mogą to być między innymi magazynowanie, transport wewnętrzny, kontrola jakości, pakowanie czy sprzedaż.
Co zmieniło się względem pilotażu?
Najistotniejszą zmianą w drugim naborze jest uproszczenie oceny sytuacji finansowej przedsiębiorstw. W pilotażowej edycji weryfikowano trzy wskaźniki: rentowność sprzedaży netto (ROS), wskaźnik szybkiej płynności (Quick Ratio) oraz wskaźnik zadłużenia ogólnego (Total Debt to Assets). Obowiązywały określone progi, odpowiednio: ROS na poziomie co najmniej 4%, Quick Ratio od 0,7 do 1,8 oraz zadłużenie ogólne nieprzekraczające 68%.
Tak skonstruowane kryteria mogły eliminować przedsiębiorstwa, które prowadziły działalność operacyjną i planowały inwestycje rozwojowe, ale nie mieściły się w jednym z wymaganych przedziałów wskaźnikowych. Dotyczyło to zwłaszcza firm, których sytuacja finansowa wynikała ze specyfiki branży, cyklu produkcyjnego, poziomu zapasów lub struktury finansowania.
W drugim naborze zrezygnowano z oceny tych trzech wskaźników na rzecz analizy wyników prowadzonej działalności gospodarczej. Przedsiębiorstwo musi spełnić dwa warunki:
- osiągnąć dodatni wynik działalności gospodarczej w co najmniej dwóch z trzech ostatnich zamkniętych lat obrotowych, w tym obowiązkowo w roku bezpośrednio poprzedzającym złożenie wniosku;
- wykazać dodatni średni wynik działalności gospodarczej za ten trzyletni okres.
Zmiana może zwiększyć dostępność programu dla przedsiębiorstw, które wcześniej nie spełniały wymaganych parametrów płynności, rentowności lub zadłużenia. Obowiązuje jednak ograniczenie: wnioskowana kwota grantu nie może przekraczać 30% średnich rocznych przychodów netto ze sprzedaży z trzech ostatnich zamkniętych lat obrotowych poprzedzających rok złożenia wniosku.
Firmy planujące aplikowanie powinny zatem ponownie zweryfikować swoją kwalifikowalność, nawet jeśli w poprzedniej edycji nie spełniły wymogów finansowych. Uproszczenie kryteriów nie zmienia jednak podstawowej zasady: projekt musi być uzasadniony biznesowo, wykonalny oraz prawidłowo zaplanowany pod względem technicznym i finansowym.
Wnioski z pilotażu: technologia musi odpowiadać na konkretny problem
Od problemu biznesowego do wdrożenia
Analiza doświadczeń z pierwszego naboru wskazuje, że skuteczne przygotowanie projektu wymaga spojrzenia na cyfryzację szerzej niż przez pryzmat zakupu nowego systemu informatycznego. Istotą przedsięwzięcia powinno być wykazanie, jak planowane rozwiązanie zmieni procesy przedsiębiorstwa i jakie efekty przyniesie jego wdrożenie.
Jak zauważa Bartłomiej Aksman, Ekspert ds. funduszy UE w ECDF Dotacje, punktem wyjścia do przygotowania wniosku powinien być problem biznesowy, a nie wybór technologii. Dopiero po zidentyfikowaniu ograniczeń obecnego procesu należy określić, jakie funkcjonalności są potrzebne, w jaki sposób zostaną wdrożone i jak będzie można zmierzyć ich wpływ na działalność firmy.
Przykładowo, jeżeli przedsiębiorstwo boryka się z trudnościami w planowaniu produkcji, częstymi zmianami harmonogramów lub brakiem bieżącej informacji o realizacji zleceń, wdrożenie systemu MES może być jednym z elementów rozwiązania. Wniosek powinien jednak wyjaśniać, jakie dane będą gromadzone, z jakich urządzeń i systemów będą pochodzić, kto będzie z nich korzystał oraz w jaki sposób zmieni się podejmowanie decyzji operacyjnych. Sam zakup licencji nie pokazuje jeszcze skali ani znaczenia transformacji.
W podobny sposób należy uzasadniać wdrożenia ERP, WMS czy rozwiązań analitycznych. Ich wartość wynika nie tylko z funkcjonalności samego oprogramowania, lecz również z integracji z pozostałymi obszarami działalności. Połączenie produkcji z magazynowaniem, logistyką, sprzedażą, finansami i zarządzaniem zasobami może ograniczyć ręczne przepisywanie danych, poprawić spójność informacji oraz skrócić czas potrzebny na przygotowanie raportów i reagowanie na zakłócenia.
AI, IoT i analityka danych – konkrety zamiast deklaracji
W projektach wykorzystujących sztuczną inteligencję, IoT lub analitykę danych szczególnie ważne jest odejście od ogólnych deklaracji. Należy opisać rzeczywistą funkcję technologii: jakie dane będą analizowane, jakie zależności mają być identyfikowane, które decyzje zostaną usprawnione i jak będzie oceniana skuteczność rozwiązania.
W przypadku predykcyjnego utrzymania ruchu może to oznaczać na przykład analizę danych o pracy maszyn w celu wcześniejszego wykrywania nieprawidłowości. Warunkiem wiarygodności takiego założenia jest jednak wskazanie źródeł danych, sposobu ich pozyskiwania i planu wykorzystania wyników analizy.
Wnioskodawcy, których projekty otrzymały dofinansowanie w pilotażu, planowali między innymi wdrożenia systemów ERP, MES, WMS, SCADA/HMI i OEE, cyfryzację oraz automatyzację produkcji, integrację procesów, rozwój cyfrowego planowania i zarządzania zasobami, a także poprawę monitorowania maszyn, zużycia energii i efektywności operacyjnej.
Przykłady te pokazują różnorodność możliwych przedsięwzięć. Nie oznacza to jednak, że konkretny rodzaj systemu sam w sobie przesądza o ocenie projektu. Kluczowe pozostaje dopasowanie rozwiązania do potrzeb przedsiębiorstwa i udokumentowanie oczekiwanych zmian.
Jak przygotować wniosek, aby ograniczyć ryzyko błędów?
1. Precyzyjnie opisać stan obecny i docelowy
Jednym z podstawowych zadań jest precyzyjne opisanie stanu obecnego. Wnioskodawca powinien przedstawić, jak przebiegają najważniejsze procesy, z jakich narzędzi korzystają pracownicy, gdzie dane są przechowywane, jak często powstają raporty oraz które czynności wykonywane są ręcznie.
Warto wskazać konkretne problemy, takie jak opóźnienia w przepływie informacji, błędy w ewidencji, przestoje, niepełne wykorzystanie mocy produkcyjnych czy trudności w ustaleniu rzeczywistych kosztów zleceń.
Następnie należy jasno przedstawić stan docelowy. Istotne jest rozróżnienie funkcjonalności, które firma już posiada, tych, które zostaną rozbudowane, oraz modułów wdrażanych po raz pierwszy. Pozwala to wykazać rzeczywistą zmianę w przedsiębiorstwie i uniknąć niejasności dotyczących zakresu finansowanego przedsięwzięcia.
Jak podkreśla Bartłomiej Aksman z ECDF Dotacje, dobrze przygotowany opis powinien łączyć pięć elementów: obecny sposób działania, zidentyfikowany problem, planowaną funkcjonalność, docelową zmianę procesu i mierzalny efekt biznesowy. Taka logika powinna być zachowana w całej dokumentacji, od opisu projektu, przez ofertę dostawcy i budżet, po harmonogram oraz wskaźniki rezultatu.
2. Zachować spójność dokumentacji i rzetelnie uzasadnić koszty
Szczególnej uwagi wymaga spójność nazewnictwa. Te same systemy, moduły, procesy i funkcjonalności powinny być określane w jednolity sposób we wszystkich załącznikach. Jeżeli w ofercie dostawcy pojawia się określony moduł, musi on odpowiadać zakresowi opisanemu we wniosku i ujętemu w budżecie. Każdy wydatek powinien mieć uzasadnienie funkcjonalne, a jego miejsce w harmonogramie powinno wynikać z przyjętej metody wdrożenia.
Budżet należy przygotować na podstawie porównywalnych ofert, obejmujących możliwie precyzyjnie określony zakres. Warto wyszczególnić liczbę użytkowników, modułów, godzin prac wdrożeniowych i szkoleniowych, zakres integracji oraz poziom wsparcia technicznego.
Osobno należy opisać licencje stałe, subskrypcje, wdrożenie, utrzymanie i aktualizacje. Takie rozdzielenie ułatwia ocenę zasadności wydatków i pozwala ograniczyć ryzyko rozbieżności pomiędzy zakresem projektu a ofertą wykonawcy.
3. Zaplanować mierzalne wskaźniki
Każdy wskaźnik powinien mieć określoną wartość bazową i docelową, jednostkę miary, metodologię obliczeń oraz wskazane źródło danych.
Jeżeli celem jest skrócenie czasu realizacji zleceń, należy określić sposób pomiaru czasu przed wdrożeniem i po jego zakończeniu. Jeżeli projekt ma ograniczyć zużycie energii, trzeba wskazać punkt odniesienia, okres pomiaru oraz metodę potwierdzenia uzyskanej zmiany.
Wskaźniki powinny wynikać z zakresu przedsięwzięcia i być możliwe do zweryfikowania, a nie stanowić wyłącznie deklaracji oczekiwanych korzyści.
4. Potwierdzić gotowość techniczną i organizacyjną
Przygotowanie projektu wymaga również oceny gotowości technicznej i organizacyjnej. Należy uwzględnić posiadaną infrastrukturę IT, dostępność danych, kompetencje pracowników, odpowiedzialność za wdrożenie i zasoby niezbędne do uruchomienia rozwiązania.
W przypadku integracji kilku systemów trzeba określić sposób wymiany danych i zależności między poszczególnymi etapami prac. Warto też przewidzieć ryzyka związane z jakością danych, opóźnieniami, niepełną funkcjonalnością, kompatybilnością z istniejącymi narzędziami i poziomem zaangażowania użytkowników.
Ograniczeniu tych ryzyk służy etapowy plan wdrożenia, obejmujący kamienie milowe, testy funkcjonalne, kryteria odbioru oraz sposób postępowania w razie nieosiągnięcia wymaganych parametrów. W harmonogramie należy uwzględnić również szkolenia, uruchomienie produkcyjne i działania związane z utrzymaniem rozwiązania.
W przypadku systemów opartych na AI lub zaawansowanej analityce znaczenie mają ponadto jakość i dostępność danych, sposób monitorowania działania modeli oraz utrzymanie kompetencji potrzebnych do korzystania z rezultatów analiz.
5. Powiązać projekt ze strategią rozwoju firmy
Projekt powinien być osadzony w strategii rozwoju firmy. Wdrożenie musi odpowiadać na potrzeby przedsiębiorstwa, a nie stanowić odrębnej inwestycji technologicznej bez jasno określonego związku z działalnością operacyjną.
Warto również uwzględnić obszary wskazane w preferencjach programu, między innymi cyberbezpieczeństwo, wykorzystanie rozwiązań chmurowych, sztucznej inteligencji i analizy dużych zbiorów danych, poprawę BHP, usprawnienie relacji z klientami czy ograniczanie wpływu produkcji na środowisko.
Jeśli projekt przewiduje takie efekty, należy opisać je konkretnie i wskazać sposób ich pomiaru. Nie powinny one być dopisywane do dokumentacji bez rzeczywistego związku z zakresem wdrożenia.
Doświadczenie z pilotażu i przygotowanie do II naboru
W pierwszej edycji programu DIG.IT dofinansowanie otrzymało 51 przedsięwzięć w całym kraju. Pięć z nich stanowiły projekty klientów ECDF Dotacje, co oznacza, że co dziesiąty projekt objęty wsparciem w pilotażu został przygotowany przy udziale zespołu firmy. Doświadczenia te pozwalają lepiej rozumieć praktyczne wyzwania związane z opisem transformacji cyfrowej, konstrukcją budżetu i wykazywaniem mierzalnych rezultatów.
W drugim naborze warto rozpocząć przygotowania od sprawdzenia warunków formalnych i finansowych, a następnie przeprowadzić analizę procesów, które mają zostać objęte cyfryzacją. Kolejne kroki powinny obejmować określenie funkcjonalności rozwiązania, uzgodnienie zakresu z dostawcą, przygotowanie budżetu i harmonogramu oraz zdefiniowanie wskaźników. Takie podejście pozwala zachować spójność projektu i wcześniej zidentyfikować kwestie wymagające dodatkowych wyjaśnień.
Bezpłatna konsultacja z ECDF Dotacje
ECDF Dotacje zaprasza przedsiębiorstwa z sektora przetwórstwa przemysłowego i usług produkcyjnych do konsultacji planowanych przedsięwzięć w ramach II naboru DIG.IT. W ramach bezpłatnej konsultacji można wstępnie zweryfikować kwalifikowalność przedsiębiorstwa, omówić planowany zakres transformacji cyfrowej oraz zidentyfikować najważniejsze kwestie wymagające uwzględnienia w dokumentacji aplikacyjnej.
W obliczu naboru zaplanowanego na 2–30 listopada 2026 r. wcześniejsze uporządkowanie założeń projektu ma znaczenie zarówno dla jakości wniosku, jak i dla sprawnego przeprowadzenia procesu aplikacyjnego. Podstawą pozostaje rzetelne wykazanie, że planowana inwestycja odpowiada na konkretne potrzeby przedsiębiorstwa, jest możliwa do wdrożenia i przyniesie efekty, które będzie można zmierzyć oraz udokumentować.
Źródło: ECDF
