Dlaczego papierowe instrukcje szybko nie znikną

Zmiany odnoszą się przede wszystkim do formy instrukcji przekazywanej użytkownikowi. Autorzy przewodnika zwracają uwagę na to, że zgodnie z badaniami z 2023 r. nie mniej niż 93% gospodarstw domowych w UE ma dostęp do Internetu. Na podstawie tego można założyć, że znacząca większość użytkowników końcowych jest w stanie odczytywać instrukcje w Internecie. Takie podejście do kwestii dostępności instrukcji znajduje również odzwierciedlenie w nowym rozporządzeniu w sprawie maszyn (UE) 2023/1230, które w najbliższym czasie zastąpi Dyrektywę maszynową 2006/42/WE.

Nie wszystko takie jasne

W dalszych akapitach pojawiają się jednak pewne wątpliwości. Dla maszyn do użytku nieprofesjonalnego autorzy przewodnika zalecają dołączenie informacji na opakowaniu lub samej maszynie. Informacja powinna mieć treść: "Nabywca ma prawo zażądać bezpłatnego otrzymania instrukcji obsługi w formie papierowej". Informacja ta musi być uzupełniona o metody wyegzekwowania tego prawa przez podanie danych kontaktowych do producenta.

W dalszej części pojawiają się kolejne wątpliwości i odwołania do nowego Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/1230 z dnia 14 czerwca 2023 r. w sprawie maszyn art. 10 ust. 7² i znaczenia "istotnych informacji dotyczących bezpieczeństwa". Autorzy przewodnika wskazują na konieczność dostarczenia ich w formie papierowej, przynajmniej w przypadku produktów przeznaczonych dla użytkownika nieprofesjonalnego.

Być może jednak samo posiadanie dostępu do Internetu też nie jest wystarczające, by pozbawić użytkownika papierowej instrukcji?

Aby poradzić sobie z tymi wątpliwościami przy wyborze formy instrukcji, należy zastanowić się nad jej funkcją lub szerzej funkcją informacji, jakie należy przekazać użytkownikom.

Zgodnie z normą zharmonizowaną EN ISO 12100:2010 informowanie użytkownika o ryzyku jest trzecim i ostatnim punktem, jaki należy zrealizować po usunięciu wszystkich zagrożeń za pomocą rozwiązań konstrukcyjnych oraz technicznych środków ochronnych i uzupełniających środków ochronnych.

Należy zawsze pamiętać, że zmniejszanie ryzyka przy użyciu środków informacyjnych ma swoje ograniczenia, co widać na rysunku 1 w postaci zakratkowanego pola. Istotą trzeciego kroku jest skuteczność w przekazaniu informacji.

 

Rys. 1. EN ISO 12100:2010 – Proces zmniejszania ryzyka z punktu widzenia projektanta

Wraz z upływem czasu, techniki i formy dostarczania informacji rozwijają się i zmieniają, dlatego trudno traktować instrukcję papierową jako jedyne i najlepsze źródło informacji. I w tym kontekście zmiany w podejściu do tego tematu są niezbędne. Instrukcja papierowa nie musi być jedyną formą przekazania informacji o pozostającym ryzyku. W niektórych przypadkach może być wręcz mniej skuteczna niż inne formy przekazu. Ze względu na ograniczenia użytkownika końcowego, dotyczące np. wzroku czy analfabetyzmu funkcjonalnego, może się nawet okazać, że jest to forma zupełnie niedostępna. Jak zresztą wynika z badań realizowanych przez poszczególne państwa OECD³, problem dotyczy również osób pracujących, a więc użytkowników "profesjonalnych". Przykładowo, w grupie Niemców między 18. a 64. rokiem życia ogółem aż 40% społeczeństwa można uznać za analfabetów!

Sposób poinformowania o ryzyku

Rozumiejąc cel przekazywania informacji wynikający z oceny ryzyka, po uwzględnieniu wiedzy na temat użytkownika należy wskazać sposób realizacji tego zadania. Aby tego dokonać, trzeba zadać sobie kilka pytań:

• Jakiego okresu życia maszyny dotyczy przekazywana informacja?
• Dla kogo przygotowujemy informacje dotyczące ryzyka?
• Jaką formę przekazu informacji wybrać ze względu na jej skuteczność?
• Czy dostęp do tej informacji ograniczy i w jaki sposób ryzyko wystąpienia zdarzeń niebezpiecznych?

Użytkownicy maszyny w różnych okresach jej życia

W dyrektywie 2006/42/WE i normach z nią zharmonizowanych zwraca się uwagę, że instrukcje powinny dotyczyć wszystkich okresów eksploatacji – od projektu maszyny po jej utylizację. W tych okresach praca przy maszynie będzie realizowana przez operatorów o różnej wiedzy i umiejętnościach. Mogą oni mieć również różną zdolność do rozpoznawania potencjalnych zagrożeń. Informacje, które powinny być dostarczone poszczególnym operatorom, mogą się znacząco różnić. Część z tych informacji nie powinna w ogóle trafić do niektórych grup operatorów. Dotyczy to np. instrukcji serwisowych, które kierowane są do bardziej świadomych ryzyka użytkowników.

Forma przekazu informacji i jej dostępność

Wiedząc, do kogo kierujemy informację, w jakim okresie eksploatacji maszyny, możemy zastanowić się nad jej dostępnością dla operatora. Tutaj powinniśmy brać pod uwagę również sytuacje awaryjne, takie jak np. brak zasilania czy dostępu do Internetu. Dostępność do informacji w takich sytuacjach może być ograniczona.

Jako przykład wybierzmy maszynę ustawioną w przestrzeni publicznej, wydającą produkty użytkownikowi i odbierającą je od niego.

W okresach eksploatacji związanych z użytkownikami profesjonalnymi – w przypadku działań monterów czy serwisantów – dostęp do instrukcji możliwy będzie np. w postaci prezentacji, filmów, dokumentu papierowego, strony internetowej czy programu informacyjnego na komputer lub telefon. Jak widać, opcji jest tu bardzo dużo i w zależności od oceny ryzyka można wybrać wszystkie lub niektóre formy prezentacji informacji.

W okresach normalnego użytkowania dostęp do informacji w formie papierowej instrukcji dla przykładowej maszyny będzie niemożliwy lub bardzo utrudniony. Możliwości operatora w kwestii zrozumienia informacji również mogą być znacznie bardziej ograniczone. W takiej sytuacji informacje te będą musiały znaleźć się w innym miejscu niż instrukcja papierowa, np. na samej maszynie. Należy tu również uwzględnić ryzyko pojawiające się w sytuacjach utraty zasilania maszyny i dostępu do Internetu. W związku z tym stosowanie wyświetlaczy podłączonych do centralnego systemu gdzieś w Internecie, pomijając cyberzagrożenia, może być niewystarczające.

Działania użytkowników nieprofesjonalnych mogą być skrajnie nieodpowiedzialne i prowadzić do ciężkich wypadków. Przykładem – umieszczanie osób, zwierząt lub części ciała w maszynie. Takie ryzyko przede wszystkim należy wyeliminować w dwóch pierwszych krokach, jednak pozostałe ryzyko musi być w dostępny sposób wyjaśnione na ekranach informacyjnych oraz dla ryzyka występującego po utracie zasilania na obudowie maszyny.

Dla przedstawionej w przykładzie maszyny dobrym rozwiązaniem powinno zatem być zastosowanie ekranów informacyjnych, a więc także przygotowanie filmów lub animacji dostępnych dla operatora o spodziewanym minimalnym poziomie intelektualnym oraz informacji przedstawionych na obudowie.

Istnieją jednak sytuacje, w których dostęp do instrukcji w formie papierowej będzie niezbędny. Poza tym przekazanie informacji w takiej formie może okazać się tańszym i łatwiejszym sposobem, równie skutecznym jak inne formy przekazu.

Należy również zwrócić uwagę na dodatkową funkcję instrukcji. Można w niej wskazać zakres ograniczeń dotyczących użytkowania maszyny, w tym warunków, w jakich może być użytkowana, kto może ją użytkować i do czego jest przeznaczona. W tym i wielu innych sytuacjach instrukcja papierowa może okazać się jedynym rozsądnym rozwiązaniem.

Podsumowanie

Co wynika ze zmian dotyczących instrukcji maszyn, wprowadzonych w trzecim wydania przewodnika do Dyrektywy maszynowej 2006/42/WE?

• Zmiana zasad przedstawiona w przewodniku jest słusznym posunięciem, umożliwiającym zwiększenie dostępności informacji dotyczących bezpieczeństwa przez zastosowanie różnych form przekazu medialnego;
• to, czy dostarczamy instrukcję lub jej część w formie papierowej, powinno wynikać bezpośrednio z oceny ryzyka;
• forma papierowa instrukcji nie musi być jedynym sposobem redukcji ryzyka w trzecim etapie;
• informacja w zakresie obowiązków producenta dotyczących instrukcji, przedstawiona w nowej wersji przewodnika raczej pogłębia wątpliwości producentów w tym zakresie, niż je wyjaśnia;
• zalecane rozwiązanie w postaci konieczności dostarczenia instrukcji na żądanie może w przypadku niektórych maszyn przyczynić się do jeszcze większych problemów producentów.

^¹) Guide to application of the Machinery Directive 2006/42/EC: Document date: 06/11/2019 – Created by GROW.H.2 – Publication date: n/a - Last update: 13/06/2024 https://ec.europa.eu/docsroom/documents/60145
²) https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX:32023R1230#d1e1679-1-1
^³) EPALE – Elektroniczna platforma na rzecz uczenia się dorosłych w Europie − Analfabetyzm funkcjonalny dorosłych w krajach bogatego Zachodu: https://epale.ec.europa.eu/pl/blog/analfabetyzm-funkcjonalny-doroslych-w-krajach-bogatego-zachodu

Paweł Bogusław

Cert Partner
www.certpartner.pl